费用报销系统与SAP系统集成

　　姓名缘分测试小游戏经济管理 理论前沿 8 2018 年 年 0 10 月 01 · 361 · 费用报销系统与 SAP 系统集成 赵晓亮 天津石化公司信息档案管理中心，天津 300271 摘要：中国石化财务共享费用报销系统（以下简称费用报销系统）是中国石化为建设“世界一流能源化工公司”，从强化集团财务管控，不断提升核心竞争能力出发，按照“总体规划、分步实施、试点先行、效果导向、优化流程、持续改进”的原则，在财务共享服务统一框架下，规范费用报销业务流程，贯彻内控管理及相关制度，提升集团管控能力，提高财务运行效率而集中部署、统一管理的应用系统。SAP 系统是思爱普公司出品的一套 ERP...

　　经济管理 理论前沿 8 2018 年 年 0 10 月 01 361 费用报销系统与 SAP 系统集成 赵晓亮 天津石化公司信息档案管理中心，天津 300271 摘要：中国石化财务共享费用报销系统（以下简称费用报销系统）是中国石化为建设“世界一流能源化工公司”，从强化集团财务管控，不断提升核心竞争能力出发，按照“总体规划、分步实施、试点先行、效果导向、优化流程、持续改进”的原则，在财务共享服务统一框架下，规范费用报销业务流程，贯彻内控管理及相关制度，提升集团管控能力，提高财务运行效率而集中部署、统一管理的应用系统。SAP 系统是思爱普公司出品的一套 ERP 产品，是全球所有 ERP 产品中对企业构架和财务控制考虑得最细致的系统，也是整体控制逻辑和整体系统结构是最严谨的系统。本文从配置与业务流程两方面阐述了费用报销系统与 SAP 系统的集成关系。 关键词：费用报销；SAP；集成；配置；业务流程 中图分类号：F471 文献标识码：A 文章编号：1671-5543(2018)01-0361-01 1 配置集成 1.1 主数据 费用项目：费用项目与 SAP 系统会计科目对应关系已在费用报销系统后台进行配置，费用报销系统制单时根据费用项目能自动带出对应的会计科目。 供应商主数据：标准供应商全部从 SAP 系统供应商主数据定期同步过来，如需修改，需要通过 MDM 系统提出修改申请，并进行组织视图扩展后分发至 SAP 系统，再同步至费用报销系统。 1.2 凭证基础数据配置 主要涉及段、物料、工厂、网络、原因代码、业务范围、凭证类型等与 SAP 集成有关的配置，配置内容需与 SAP 系统内容保持一致。 1.3 凭证生成规则 主要涉及扩展分录配置、税码与科目映射、凭证配置规则、特殊总账标记等内容（项目较多，不再一一列举）。 1.4 支付相关配置 主要涉及支付方式与会计科目映射配置，可以根据选择的支付方式集成带出相应的贷方科目。 1.5 代付、对公支付配置 主要涉及 SAP-代付款配置、未清项总账科目设置、往来单位映射表、账户类别与凭证类型映射等内容。 2 业务流程集成 2.1 费用报销凭证集成 根据费用项目和会计科目，员工主数据等信息，记账凭证的大部分字段将自动填充，会计需审核凭证信息和行项目字段是否正确，正确后执行过账操作，并自动传输至 SAP 系统生成会计凭证。 2.2 凭证查询审核流程 凭证过账成功后，可以在报销系统中查询凭证，也可以根据凭证号或报销单号（保存在凭证行项目“参考代码 3”字段中）到 SAP 系统中查询和审核凭证正确与否。 2.3 凭证冲销 如果发现凭证内容错误，需要在费用报销系统中冲销凭证（请勿在 SAP 系统中冲销凭证），结算成功后冲销按钮可以使用，凭证冲销成功后可以点制单修改凭证信息继续提交。 P 2.4 SAP 系统后勤模块报销集成 EM、PS 模块集成业务，填写费用报销单时需要输入对应的工单号或 WBS 元素（请勿输入成本中心字段），后在报销系统中集成生成会计凭证。 2.5 员工还款冲账流程 员工通过现金、POS 机归还借款，需创建还款单，选择还款方式，自动集成现金或其他货币资金会计科目。员工通过网上银行转账到报销专户，不要根据到账通知做还款凭证，需在报销系统里集成还款凭证，如收到到账通知，直接点击清理。工资扣款或其他方式扣款归还借款的情况，需手工在SAP 系统录入贷记“其他应收款-员工借款”的会计凭证，后到费用报销系统中补录还款凭证。 2.6 关联交易业务报销流程 关联交易业务发生的费用支出，通常由收款方在关联交易平台发起预收款申请，付款方根据取得的原始凭证在费用报销系统中选择正确的“业务种类”办理费用审批流程，审批结束后不会流转到挂账环节，挂账在 SAP 系统中关联交易平台进行。 2.7 对私支付流程 费用报销系统完成对私挂账凭证后，进行资金计划的确认。出纳在 TMS 指令提交系统完成支付处理，付款会计在报销系统中制作付款会计凭证，完成对私付款流程。 2.8 对公支付流程 对于股份 SAP 企业非关联交易集成类业务，直接通过新增的 SAP 与 ERS 接口，从 SAP 系统抽取未清项信息，自动生成支付申请单。TMS 系统资金计划完成审批后，将审批信息回传到 ERS，并生成 Y3 付款凭证到 SAP 系统，后续通过银企/财企或线 员工借款与员工报销款等科目对账 因员工借款和员工报销款等在 SAP 系统中并未按未清项列示往来余额明细，因此需定期核对员工借款科目和报销系统中员工借款明细表是否一致，员工报销款科目期末余额是否与报销系统中待支付的报销金额一致，如发现不一致，需尽快查明原因，进行相应处理。 3 结束语 费用报销系统不仅与 SAP 系统实现了集成，还与 HR(（人力资源）系统、合同管理系统、TMS（资金管理）系统、AIC（会计集中核算）系统、统一身份认证系统、门户系统、影像系统、档案系统、移动应用平台等系统进行了集成。通过与这些系统的集成，实现了总部及下属企业报销业务处理的程序化、自动化、集成化、影像化，为费用报销业务纳入财务共享服务范围奠定了基础，同时也为下一步实现集团范围内报销制度统一化及报销业务标准化创造了条件。 参考文献 [1]石化盈科 《中国石化费用报销系统介绍》2015 [2]石化盈科 《ERS 系统对公支付管理-总体介绍》2017